Deducir los gastos relacionados con la actividad realizada es una forma de obtener un ahorro fiscal. Para ello, hay que conocer la Ley sobre el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF) así como a sus reglamentos de desarrollo.
Requisitos para que un gasto sea deducible
- Que el obligado tributario esté dado de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social y en Hacienda.
- Que se haya acogido al régimen de estimación directa (normal o simplificada).
- Que los gastos estén vinculados a la actividad económica que realiza la persona (“afectos al autónomo”).
- Que sean gastos justificados con las facturas correspondientes, ya sean recibos donde figuren todos los datos fiscales requeridos o facturas desglosadas al uso. Deben identificar quién ha realizado el gasto y especificar en detalle la operación.
- Que esos gastos estén contablemente registrados por el trabajador autónomo en sus libros de contabilidad, gastos e inversiones.
Los gastos más habituales
- Gastos operativos. También llamados gastos de explotación, como la adquisición de materiales, combustibles y demás recursos necesarios para la operatividad de la empresa. Se calculan sumando las existencias iniciales y las compras y restando las existencias finales.
- Remuneraciones y compensaciones. Son los pagos a empleados, incluyendo salarios, bonificaciones, reembolsos por gastos de viaje, entre otros.
- Contribución de la cuota de autónomo. La cuota correspondiente al ejercicio de la actividad profesional es vital para mantenerla en marcha y, por tanto, también es un gasto deducible.
- Gastos adicionales de personal. Formación, compensaciones por terminación de contratos, seguros, regalos empresariales y aportaciones a planes de jubilación.
- Alquileres y pagos periódicos. Aquellos que se realizan por el uso o la concesión de derechos sobre determinados activos durante un tiempo determinado, como la asistencia técnica, las licencias de software o los pagos relacionados con contratos de arrendamiento financiero (leasing).
- Mantenimiento del hogar para la empresa. Compensación por los suministros domésticos que quedan destinados al trabajo en un 30 %. Este tipo de gasto es deducible solo en el citado porcentaje y se aplica para aquellos trabajadores de régimen autónomo que teletrabajen desde su casa y se lo hayan notificado a Hacienda en su declaración censal (modelo 037 o 036).
- Servicios de reparación y conservación. Inversiones para mantener en óptimas condiciones los activos, excluyendo mejoras significativas. No se incluyen en este caso las inversiones amortizables en varios años.
- Honorarios de profesionales independientes. Pagos a expertos externos como contadores, abogados o consultores.
- Gastos por alimentación durante la actividad. Son deducciones con criterios específicos para gastos de manutención. En algunos casos el trabajador podrá deducirse unos 26 o 53 euros diarios cuando pernocta en España o en el extranjero, respectivamente.
- Otros servicios externos. Investigación, transporte, publicidad, entre otros servicios necesarios para el funcionamiento del negocio que no se incluyen en los que se han mencionado anteriormente.
- Cargos tributarios fiscalmente deducibles. El Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI), el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) y otros tributos y otros gravámenes permitidos por ley.
- Reembolso del IVA. Solo aplicable cuando no es posible recuperarlo mediante la declaración trimestral.
- Gastos financieros. Intereses, recargos por pagos diferidos y otros costes asociados a préstamos y créditos.
- Depreciación de activos o amortizaciones. Valoración de la pérdida de valor de los bienes de la empresa a lo largo del tiempo.
- Gastos de difícil justificación. Deducción del 7 % de gastos de difícil justificación del rendimiento neto previo con un tope de 2.000 euros.
En cualquier caso, además de los gastos ya referidos es posible que surjan otros a tener en cuenta que no sean tan concretos o que presenten difícil justificación. Es por ello, que resulta crucial poder consultar con un gestor/asesor que pueda dedicarse completamente a estudiar en cada caso si la deducción es aplicable o pertinente o ninguna de las anteriores es posible.
